电子公文系统利用计算机网络技术、版面处理与控制技术、安全技术等，实现了单位与单位之间红头文件的起草、制作、分发、接收、阅读、打印、转发和归档等功能，以现代的电子公文传输模式取代了传统的纸质公文传输模式。

电子公文系统的使用需要先用计算机进行公文排版，然后经过版式转换使之成为不可篡改的版式文件，再通过电子盖章加密，制作成含有红头和公章的电子公文文件，并通过计算机网络直接发送给接收方，接收方在收到电子公文后，通过安全认证和实时解密，通过专用的版式阅读器来阅读内容和版面，与发送方完全一致，最后在权限允许范围内用彩色打印机打印出具有正式效力的含有红头和公章的公文。整个过程都是通过计算机来实现，并且需要进行全程的安全与保密控制，从而大大缩短了公文传输的时间，并有效保障和提高了公文的安全性。

在现阶段的政务应用建设过程中，完全实现无纸化办公对于绝大多数地区和单位来说都还有很多现实的困难，相比之下，电子公文系统既利用了电子网络传输的便捷性和电子文件管理的先进性，又遵从了公文的安全性、严肃性、规范性，与现行有纸办公方式兼容，且建设周期短、见效快、收益大，尤其该系统的建设基本不改变现有流程，因而是各行政、企事业单位开展电子政务应用和办公自动化的最佳突破口。

从电子公文系统工作流程图中可以看出，电子公文系统分发文工作流程和收文工作流程两个部分。发文工作流程包括版式文件的生成、文件盖章加密、公文分发；收文工作流程包括文件的签收、公文打印；系统还包括回执功能，以及与其他信息交换平台之间的接口。接下来我们详细介绍整个电子公文系统的功能。

用户通过系统身份认证之后，将编辑排版后的文件上传，系统会自动转成标准的版式文件，而后选择审批人审阅，审阅人手写签批通过后，将这个文件发送到指定的盖章人处盖章、加密，盖好公章后的文件可以进行浏览，在确认盖章无误后通过分发设置选取接收单位发送，并设定每个接收单位的可打印份数。

系统接收文件之后，收文人员首先对收文的文件要素信息和文件正文等内容进行浏览确认，确认内容无误后进行签收，签收后才可以进行打印还原成纸质公文的处理。如果业务需要还可以根据规定将文件进行脱密或做转发处理。另外系统具有来文手机短信提示功能，方便用户第一时间处理公文文件。

档案管理组件是针对企业文件档案管理需求而设计。整个组件分为卷库管理、案卷管理、文件管理、案卷借阅、档案统计、档案销毁六个功能模块。卷库是最大的管理单位，它包含案卷；案卷介于卷库和文件之间，它包含文件；文件是最小的管理单位。公文内容可直接归档到档案管理中，从而进行统一管理。

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