一、OA使用背景

自2011年7月进入小冰火人网络科技有限公司，开始使用OA，并独立担任OA管理员，在通达公司技术人员和自身学习的努力下再公司内不断推广和扩大OA的使用。

二、企业介绍

公司名称：佛山市小冰火人网络科技有限公司

成立时间：2010年7月14日

公司人数：215人

年销售额：2340万元

公司简介

佛山市小冰火人网络科技有限公司始创于2006年，坐落于中国家电之都广东顺德，是广东省最大、最专业的一家电子商务运营公司，目前已与美的、贝尔莱德、九阳、格兰仕、索奇、奥德尔、东菱、小熊、艾美特、爱普爱家、骑乐多等多家知名品牌企业建立良好合作关系，众多合作企业当中树立了卓越的运营商品牌与良好的口碑。

从2006年销售额200万到2011年的2个亿；从最初2人创办到现在超过200多人的专业团队；从1家淘宝C店，到目前旗下十多家网络店铺、几百家网络分销商及覆盖国内主流B2C商城；丰富的电商经验、顺畅的管理流程、专业的运营团队、创新的运营模式为企业品牌、产品品牌提供系统化、专业化的电子商务运营服务。

核心业务

小冰火人致力于帮助企业从传统营销渠道走向网络营销渠道，建立企业的网络品牌和网络渠道体系，提高企业及品牌知名度，提升品牌价值，为企业提供电子商务整体解决方案。

三、OA选型过程

其实之前都有接触过OA系统，但都是以用户的身份使用。刚接触通达OA的日子从管理角度接触OA，的确感觉不太一样。虽然自己对软件方面不是特别精通，但是那时候有人在问什么是OA？为什么要用OA? 我感觉这个问题像当时互联网出现的情况，很多人都不理解，但却是一个企业应用趋势。

协同办公(OA)软件就是采用Internet技术，以“工作流”为引擎、以“知识文档”为容器、以“信息门户 ”为窗口，使企事业单位内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。

这个是官方的解释，从我们实际情况看来，我觉得其实OA跟QQ、wangwang是一样的。都是一个辅助工具，以前的人员都是通过纸和笔传达信息，现在可以敲几下键盘就可以下订单，而且后台还有有记录统计；一般请假要走几个部门找领导签名，现在通过系统就可以做审批登记处理，整个过程都是坐在椅子上完成，这些都是OA可以实现的功能。我想以后随着ipad、android 、win7的价格下降和普及，更多的移动办公情况会出现。

OA里面有邮件、短信、共享文件、工作流、淘宝店铺连接等功能，这些我想都可以在一定程度上方便大家，随着公司的壮大和发展，我想大家不希望以后签一个名要从1楼走到4楼，然后在几百号人中，大喊XX在哪里的情况出现吧？

当时我们已经安装通达OA系统有一段时间了，但是知道如何使用的人不是很多。我觉得原因有：OA系统一直不是很稳定，导致很多人都出现无法访问或者出错的情况，我们会尽努力把这种情况解决好，希望大家可以理解。

其次是大家觉得有QQ就足够了，一样可以沟通。是的，随着马总强大的市场触觉和每年过亿的开发经费，QQ已经是一个重要的交流工具，但是它更多地是倾向于娱乐与收费，有些文档性与程序性的工作，是无法取代OA的，而且QQ的公开性比较强，一旦信息泄露了可能会造成损失。

老实说，OA是人开发的东西，它有很多地方的不足，比如数据库出错，登陆错误等等。但在信息化竞争的年代，企业都是通过高效管理来获得先机的，而作为一名员工，懂得多一点也不是一种坏事。因为小冰火人总在前进中“试错”，所以我们最终选择通达OA作为公司的办公软件。

四、目前通达OA的使用情况

小冰火人公司初次接触通达OA是在2011年3月，当时购买通达OA的试用版，通过将近半年的试用，最终在2011年9月购买通达OA企业版。

暂时公司全员215人均开通OA账号，按照公司规定有电脑办公的人员上班必须登录OA，由于小冰火人公司的客服分早班和晚班，仓库的打包员没有电脑办公，因此公司常态OA在线使用人数为120人左右。

小冰火人公司主要使用通达OA中的个人事务、工作流、行政办公、知识管理、人力资源、档案管理、交流园地等模块。

小冰火人公司在现有模块的基础上，结合自身电子商务公司的特点，加入网络店铺模块，在OA系统上建立公司所有店铺的链接，只需轻轻一点，公司店铺即可出来。

五、信息发布

通达OA是小冰火人公司唯一认可的信息发布渠道，所有公司信息一切以OA公告为准，以防信息在QQ群等地方发布会出现没有收到情况。

公告通知

小冰火人公司公告内公告的信息包括管理人员任免通知、公司激励制度、员工活动通知、员工培训通知、放假通知、违规批评等，由于公告内容的大多都是由人事行政部拟定，所以发布公告大多为人事行政部，通过公司CEO或副总裁审批后即可在公司范围内公布。

小冰火人公司同时会对公告通知定时进行管理，对于已经发布时间过长的公告做终止操作，甚至删除。

新闻

小冰火人公司的公司新闻一般的存放在公司网站上，通达OA中的新闻模块暂时没有启用。

六、工作流

工作流就是多人协同完成一项工作，也就是多人按顺序依次填写一张表单，或者填写会签意见，传递附件，在工作流中，不同步骤的主办人对附件的权限可以单独进行设置。下面以小冰火人公司的促销活动申请流程来说明。

首先项目人员根据预计报名的活动填写审批单内的活动基本信息、产品基本信息、产品货源情况、单台费用明细和价格回升计划等内容，如以下内容。

为方便员工填写，并缩减填写时间，表单中插入下拉菜单（活动名称），不需填写，只需选择即可确定活动名称，更可以规范活动名称，方便设置工作流的转出和转入条件；部门人员控件（活动负责人），通常促销活动的负责人都不止一个，通过点击部门人员控件，逐一选择活动负责人即可；单选框（是否集市）和复选框（活动目的），只需选择不需打字；日历控件（活动时间），点击选择时间；数据选择控件（产品信息），通过点击控件，在弹出窗口打入关键字模糊搜索，选择所对应的产品信息，点击添加即可在表单上生成产品信息；列表控件（单台费用明细），通过设置列表上的公式，只需填写对应数据，即可自动生成其他数据。

项目人员按要求填写完相关信息之后，即可把审批表提交到下一步审批。

审批流程如下：

品牌经理、业务总监、质量部门、财务总监，只要有一个不同意该促销活动，流程即返回项目人员，项目人员可根据审批人不同意活动的原因，修改审批表上的信息，再进行提交，原则上已经审核通过的不需要再进行审批，可通过设置转入转出条件，流程直接提交到没有同意活动的审批上，例如该促销活动在财务环节没有审批通过，项目人员在争取到更低进货价后，更改信息可直接提交财务总监助理审批；若审批不通过已经不可通过更改信息来争取通过，项目人员可选择结束流程。

以总经理审批为例子，由于公司总经理时间有限，总经理只会对负毛利或品牌为贝尔莱德的促销活动进行审批，其余只需财务总监审核即可结束流程。在“总经理审核”环节设置转入条件，系统即根据条件，自动确认能否流转到下一步，该转入条件设置如下：

财务总监需要每月初对上月进行的活动进行统计，这样就引入了工作流报表的使用，通过设置报表字段和查询字段，清晰统计出活动信息，设置如下：

七、知识管理

公告文件柜

公告文件柜是小冰火人公司存放资料的地方，根据各部门的需求，对各文件夹开通对应权限（包括访问、新建、编辑、下载等，为防止员工误操作，故删除权限一般都不予以开通）。

同时，公告文件柜也作为一个信息互通的平台，每个员工有需要共享的信息均可放到公共文件柜对应的地方，上传时点击对应员工短信提醒，方便查阅。

网络硬盘

网络硬盘则是员工在通达OA中存放资料的地方，公司所有员工可根据自身情况增加或删除资料，为防止资料过多影响服务器硬盘空间，一般员工网络硬盘都不超过100M。

八、内部讨论区

内部讨论用得最多的是OA中的论坛区，公司全体员工都可以在论坛区内畅所欲言，从刚开始使用OA时，征求大家讨论，到最近对员工旅游收集大家看法，通过收集公司大部分员工的意见，更好指导某些工作的开展，如福利等。

九、其他功能模块

内部邮件

内部邮件是小冰火人公司信息反馈的重要渠道，公司要求员工一旦发现问题，应马上通过OA邮件形式反馈到相关人员。

小冰火人公司每个员工均开通企业邮箱，同时要求企业邮箱与OA邮箱绑定起来，方便在不登陆企业邮箱的情况下，OA邮件同样可以提醒和查阅企业邮箱内的邮件，以可以通过OA邮件发送网络邮件。

 

工作计划

小冰火人公司从2011年底开始建立例会制度，各部门都根据自身实际定期开例会，例会结束后都在OA的工作计划中编写下阶段的工作计划，方便检查工作，防止遗忘。

投票管理

投票，是小冰火人公司收集员工意见的另外一个渠道，员工可在这里选择自己想选择的东西。人事行政部甚至采用投票管理进行员工满意度调查，避免员工填写调查问卷，节省打印纸张等。

薪酬管理

财务部每月在发放工资，均在OA中通过薪酬管理中的工资流程管理发放工资条，给每个员工确认。在工资条的基础上，人事行政部在每月初也采用工资流程管理发放工资条的方法，制定考勤确认条，每月发到每一位员工确认。

十、产生的效应

无纸化办公降低了办公成本。

小冰火人公司实施0A后，真正做到了无纸化办公，通过工作流节省很多审批表单的打印，通过个人考勤节省请假条的打印，通过公告通知节省公告文件的打印等。

网络化办公缩短了办公流程。

以前文件审批需要走来走去找几个人才能审批完，现在只需要坐在电脑前，新建工作流，即可把工作提交审批，节省了审批时间、提高了办公效率。

促使组织机构扁平化，降低管理成本，提高工作人员的能动性。

在单位发展的过程中，部门和员工的增加是必然的。多元化发展，要求增设机构，补充人才，增加管理层面，增大管理幅度。引入OA系统，加快公司信息化进程，实现了组织机构的扁平化。

沟通渠道的改善促进了工作效率的提高。

沟通是一方将信息传达给另一方，沟通对于现代事业单位的管理已经显得非常重要，可以说，沟通是事业单位的命脉，OA系统实现沟通障碍的减少，提高沟通效率的有效途径，为各级员工提供了一个高效的沟通渠道，其电子化传递方式大大降低了信息噪音，提高了沟通效率。