办公理念蜕变始于通达OA——深圳市农科集团有限公司

一、企业介绍：

公司名称：深圳市农科集团有限公司

成立时间：1985年

公司人数：812人

年销售额：4.4亿元

公司简介：深圳市农科集团有限公司前身是成立于1985年的深圳市农业科学研究中心，是深圳市属正局级科研事业单位。2002年12月，农科中心成建制改为深圳市农科集团公司，国资委成立后，成为首批直管企业之一。2009年1月，农科集团整体划入深业集团。2010年9月，农科集团改制为有限责任公司，更名为深圳市农科集团有限公司。现主营业务有：太空育种、转基因工程、生物育种园区、畜牧水产养殖、园林设计及施工、农科类教育培训、房地产开发及物业管理等。主要农业类产品包括：祖代种鸽、太空花卉、太空螺旋藻、太空蔬菜、优质热带水果、特种水产等。

二、OA选型过程：

实施概况：董事长2009年初到任后，提出了要用OA实现无纸化办公的要求。当年2月份启动OA项目；6月份实施；7月份在集团本部试运行，实行双轨制；8月份集团本部正式运行；10月份二级公司试运行；12月份集团全面实现OA办公。

项目启动前，我们进行了大量的调研，先后走访了多家兄弟单位学习经验，并考察了14家OA产品，通过现场演示、在线试用，最终选择了北京的通达OA。

其主要优点是：技术领先、用户群国内最大、性价比最高、容易使用和维护、后续升级服务及时。

经过多年应用实践证明，通达OA经得起考验，当初的选择是正确的。

三、目前通达OA的使用情况：

■ OA系统用户数：允许登录用户431，禁止登录用户362，合计793人。

■ 平时在线人数已达到230人以上。

■ OA正式运行1年半以来，已完成有效工作流9000件。

■ 公告、新闻、内部短信、手机短信、内部邮件、即时通讯、文件柜、工作流、人力资源模块得到大范围应用。

■ 日程安排、会议安排、投票、考试系统、讨论区、网络硬盘、实用工具、个人考勤模块实现部分应用。

■ OA系统手机版也逐渐被认可和应用。

■ 仍有很多实用模块尚待推广。如：工作监督、客户管理、工作日志、OA知道等。主要是相关使用管理人员配置不齐，尚未得到有关部门重视。这个可以通过OA培训，逐步推行。

四、通达OA功能与实际应用举例：

通达OA有很多功能，实施都取得了良好效果，下面重点列举几个功能模块说明。

1、手机短信功能

手机短信功能使信息传达更及时更到位，受到广大员工的欢迎。但在使用中，发现原设计是采用短信猫方式发送，对大型企业来说，发送速度不够快，也不够稳定。为了能更好的应用通达OA手机短信这个功能，我们进行了二次开发，采用了中国移动MAS机的方式，结合通达OA现有发送模块，实现了大数量短信的稳定发送。

手机短信开通后配合通讯簿，短信通知应用到了OA系统外部人员，如：客户关怀。

2、信息发布

公告通知和新闻功能面向全集团及所属公司开放。通过授权，各分公司根据自身需要自行管理，发布信息。此模块的应用，代替了以前纸质时代，通知靠电话、文件靠人取的工作方式，节约了大量人力物力。也使得信息发布更及时、告知面更广、信息更详尽、查询也方便。

3、工作流

目前集团工作流应用面比较广泛。已涉及行政、人事、财务等业务等领域。实施1年多，通过OA工作流办理的各类事务累积达到了9000多件，效率提升明显。使用较多的工作流程有：工作呈批工作流（自由流程）、通用工作流、大额财务报销审批流程、人事月度绩效考核、物管报修流程等等。

我们根据工作实际需求，不断改进优化工作流程，并及时更新，使工作流更符合实际，这样很快得到大家的认同和接受。利用OA工作流处理日常事务成为OA应用中的亮点。

4、知识管理

在知识管理中，我们设置了公共文件柜，覆盖集团和所属公司，并为每个公司建立了独立文件柜，用于存放各公司重要文件。由各公司自己管理。

图片浏览和网络硬盘存放一些常用资料。如公司常用图片、活动照片、视频等，以及一些常用电脑程序等。

这些日积月累的文件资料组成一个丰富的信息库，方便公司人员调阅、查找。

5、内部讨论区

内部讨论区为企业员工之间交流沟通搭建了桥梁。如：OA技术交流板块，将一些使用技巧和心得共享出来，大家参与讨论学习。讨论区也用在一些收集广大员工思路和建议的项目上。如图：

6、报表统计

由于报表模块非标配模块，过试用期后我们无法测试。但我们通过工作流的高级查询中统计报表功能，方便实现了对工作流表单某些字段的合计和统计。得到相关使用部门人员的好评，极大方便了他们月终数据统计。

报表统计是决策支持工具不可缺少环节，为企业实现风险管控，提供了数据依据。

通过报表分析为领导提供决策支持，也使得OA系统在信息化管理中的地位得到加强，若报表模块能成为标配并被使用起来，那么报表统计将成为OA工作流功能以外，另一个重要功能，对企业深化管理意义重大。如图：

7、OA精灵和IM

OA精灵要特别提一下，配上的即时通讯IM的OA精灵，功能实用方便，为员工之间传递文件、实时交流提供了很大便利，成为员工最受欢迎，使用频率最高的模块。

五、产生的效益

利用OA现代化办公手段，确确实实为企业带来了显而易见的效益。OA的使用大大提高了集团领导和管理层的办事效率和透明度，也更增加了领导对OA使用的积极性。通过OA，集团领导能及时了解公司动态、随时调阅相关资料，是领导有力的企业管理工具。

对广大职员来说，员工对OA的态度由开始的被动变为依赖，是一种办公理念的蜕变。OA使员工对公司动态掌握更多，更及时，办公效率提高、节省人力，这是以前纸质时代难于实现的。由于大量使用OA处理工作事物，办公耗材大幅减少，节省不少财力。对跨地域的分公司而言，又少了很多舟车之苦等等。

总之，在通达OA不断的改进创新中，将为企业带来更多的效益！

（深圳市农科集团有限公司 高悦群）