OA入心，效率升级——中山市中智药业集团有限公司

企业介绍：

公司名称：中山市中智药业集团有限公司

成立时间：1993年

公司人数：800人

集团创办于1993年，集中成药、中药饮片、保健品科研、生产与销售为一体，是广东省高新技术企业、大型民营科技企业，拥有中智制药、恒生药业、中智中药饮片、中智大药房连锁四家子公司，拥有多个中药ＧＡＰ种植研发基地和省级工程技术中心，药品生产经营产业链完善。

OA 选型过程：

选择通达 OA 的原因：

对比了用友致远OA、北京起步平台等多个品牌或平台，根据市场占有率、用户口碑、维护成本、二次开发难度等关键因素来判断选型，最终选择了通达OA系统(2009完美平台版)。正式使用后，对各分公司进行专场培训，对于各重要模块另行组织人员讲解。

目前通达 OA 的使用情况：

08年底开始尝试使用通达2008版OA系统，签订购买后升级到2009版；目前OA用户880人，工作时间平均在线330人；常用模块有内部邮件、内部短信、手机短信、个人文件柜、工作流、公告通知、规章制度(自制)、工作日志、论坛(外挂Discuz7.0)、OA知道、产品图片资料管理/查询(自制)、业务员档案管理(自制)、协同项目管理、OA精灵；MYOA目前占用空间87G，数据库430M。

通达 OA 功能与实际应用举例：

内部邮件与短信提醒：对发送文件、通知、沟通十分方便，并替代了内部邮件系统；OA精灵由于绑定OA用户，所以取代了原来的腾讯RTX。如此即减少了信息孤岛，同时维护成本低。

协同项目管理正好满足企业技术中心的研发项目的管理工作，便于所有研发工作的开展、跟进，如图：

信息发布

公告通知的用量较大，通常由行政领导审批过通知文件，转交行政文员新建公告通知，提交OA管理员进行审批发布(审格式、排版等)，此功能为企业传达重要信息给各部门、员工及全国各地起到关键作用，迅速、准确到位，目前使用量为102页，约为1千条。新闻模块使用较少。

工作流

推广工作流的主旨是实现无纸化办公、低碳办事、高效工作，避免了手写、打印、逐个找领导签字审批的麻烦（尤其对跨地域的工作场所），节省资源，提高工作效率。在用流程近50个，工作流流水号截至填写日期为32100。

工作流列表：

流程举例：

1、购物审批表v5（已经修改到第5个版本）

流程功能：统一各类物品的申购表单，从提出申请、需求(库存)确认、采购、报销核销全程管理；

流程流转说明：部门人员提出采购申请，经部门领导审批，根据购物类型转到相关物品管理员确认库存，（根据物品金额条件判断高层领导审批）转交采购，采购后转交财务会计待报销、销账；

使用范围：集团总部、制药公司、中药饮片公司；

表单：

流程图：

流程说明：

1、1之后的所有步骤都有回退到这前步骤的功能；

2、影响流程转交的有两个因素：购物类型、金额；

3、购物类型选项有：

工程维修：由步骤9工程部审核，确认维修购买配件，由于工程维修较紧急，故在经理前审批；

办公资产：由步骤3行政审核，确认办公资产的库存；

电脑相关：由步骤4信息部审核，确认电脑维修的配件；

其它：其它类型的物品无需特别审核；

*以下流程流转方向中的购物类型审核由括号表示

4、金额小于3000时，流程流转方向为：1、(或9)、2、(3或4)、7、8结束；

5、金额大于3000、小于10万时，流程流转方向为：1、(或9)、2、(3或4)、5、7、8结束；

6、金额大于大于10万时，流程流转方向为：1、(或9)、2、(3或4)、5、6、7、8结束；

*由于表格中的列表涉及多个步骤的办理人填写，故此流程未使用列表控件；

2、日常事务申请v3

流程功能：统一各种日常工作中的普通事务办理的审批，以免流程过多，用户便于使用；

流程流转说明：部门人员提出采购申请，填写表单时勾选申请事务涉及的项目，流程流转根据勾选的项目转交到不同的办理步骤；

使用范围：集团总部、制药公司、中药饮片公司；

表单：

流程图：

流程图说明：

1、其中2、8步骤有回退到这前步骤的功能；

2、勾选OA外网使用、OA手机短信、开通网址，流程流转方向为：1、2、8结束；

3、勾选无限上网，流程流转方向为：1、2、3、8结束；

4、勾选企业邮箱，流程流转方向为：1、2、4、8结束；

5、勾选程序修改，流程流转方向为：1、2、5、8结束；

6、勾选程序修改，流程流转方向为：1、2、5、8结束；

7、勾选新开用户、注销用户、系统权限，流程流转方向为：1、2、7、8结束，或子公司填写的申请，流程流转方向为：1、2、6、7、8结束

知识管理

举例公共文件柜、网络硬盘、OA 知道等功能模块在实施中创新的地方，帮助企业解决了哪些问题？可以截图说明。

公共文件柜为100多家药房的连锁店发放文件起到至重要的作用，由于文件发放频率高、量大、时效长，药房每天两班制上班，每天有平均3个通知文件、每月有1百来个，公告通知功能已不能满足此类需求，故使用公共文件柜专人管理、所有药房固定阅读权限，发放文件时使用短信通知，药店人员上班时已经成习惯的查看此文件柜接收文件。

OA知道此功能便于企业内部的知识积累，提高员工主动性、帮助他人，同时为企业管理提供参考信息。

内部讨论区

由于目前使用系统版本为2009，内部讨论区功能不能满足讨论区的管理需要，故外挂Discuz!7.0来使用，效果不错：

其它功能模块

工作日志 根据部门不同管理的需要来使用，我司长期在外出差、业务人员必须至少每3天要写一篇工作日志，以辅助工作管理、跟进。

1、规章制度/规章制度管理 由新闻模块修改而来，以满足企业规章制度发部的需要；

2、产品查询及管理 此功能专门针对中智连锁大药房各门店人员查询使用，查询1百多家连锁药店所卖的药品的生产许可证、药品各批次的检验报告，仓库的验收人员进行原件扫描上传管理；产品数据库与连锁药店的ERP系统的药品品种表进行同步。

此前需要将生产许可证、药品各批次的检验报告纸张进行复印、然后随物流车辆配送到遍布中山各地的中智药店，维护成本极高。

3、网通人事档案 (管理全体营销人员档案)

因营销人员在全国各地，档案包括有OA用户和未有OA用户的(终端销售人员)，加上其他个性功能，所以系统自带人事档案模块暂不能满足需求。

基础数据设置：包括营销人员职位设置，全国业务区域划分

档案录入：由拥有OA的用户填写本人及所管理的业务员的档案，提交集团总部人力资源部（短信通知），进行审核修改编号等，进行离职处理等。

统计查询：便于营销领导、财务、人力等部门查询了解相关所需资料，并可导出excel表格数据

产生的效益

使用通达OA带来的效益涉及多个方面，最显着的是提高工作效率，降低资源浪费、时间浪费，低碳办公等等，领导可及时了解企业内部信息，职员感觉工作便于开展、沟通交流，网管维护量低、难度低，全公司日常交流中OA二字已深入工作当中，总体效果目前较满意，目前考虑升级到2010版，望通达公司继续给于支持，感谢~！