通达OA，让工作流程“瘦身”——郑州交通学院

企业介绍：

职业学院是经河南省人民政府批准、国家教育部备案的河南省第一所汽车交通类普通高校，也是全国在校生规模最大的汽车交通类普通高校之一。学院坐落于郑州市交通主动脉嵩山南路与郑尧高速交汇处，与南水北调中线干渠毗邻，环境优美，交通便利。是中共河南省高校工委和河南省教育厅联合授予的“河南省文明学校”，也是中央财政支持的职业教育实训基地。

学院设有七系四部三个中心、一个国家职业技能鉴定所，三十五个专业，其中，汽车运用技术、汽车电子技术、高等级公路维护与管理、道路桥梁工程技术等专业是学院的特色专业。汽车运用技术、汽车电子技术、汽车检测与维修技术、汽车制造与装配技术、道路桥梁与工程技术等专业为“郑州市重点专业”， 汽车运用技术、汽车电子技术专业被河南省教育厅确定为“省级改革试点专业”，学院校内实验实训室已经达到78个，物流实验室为“郑州市重点实验室”。

学院是河南省最早系统开设汽车交通类专业的普通高校之一。学院坚持以汽车类专业为龙头，以交通、机电类专业为两翼，带动信息、经济、管理等专业协调发展，致力于培养具备综合能力的高素质技能型专门人才。学院实施校企合作的办学模式，积极推行工学结合的人才培养模式，开设有“奇瑞班”、“美的班”、“平安班（车险定损）”、“东风标致班”、“长通班”、“顺丰班”、“省焊接中心班”等“订单式”培养班。2010年学院与神龙汽车有限公司合作成立了“东风标致郑州交通职业学院培训中心，标志着学院的校企深度合作进入了一个崭新的阶段。学院还运用“顶岗实习”、“工学交替”、“教、学、做一体化”等多种理论与实践相结合的教学模式，全面培养学生的社会能力和职业能力。

2008年12月，经国家教育部专家组现场考察和河南省高职院校人才培养工作评估委员会审议，郑州交通职业学院人才培养工作水平评估获得 “优秀”等级（教高[2008]838号），为学院晋升本科高校奠定了坚实基础。

学院坚持以服务为宗旨，以就业为导向。秉承“修德、启智、博学、笃信”的校训，“争创一流，打造品牌”，把郑州交通职业学院建设成为国内一流的汽车交通类普通高校是全体郑州交通职业学院人不懈的努力和共同的追求。

公司名称：郑州交通职业学院

成立时间：1995年

公司人数：1116人

年销售额：1亿

OA选型过程：

说起单位OA软件的选购经历，至今仍记忆犹新，因为这是我一手操办的也是我至今引以为豪的事情。我们单位是一所民办院校，04年我加入时新校区才刚建好一年，学生和教职工人数加到一起还不大五千人，我的主要任务就是维护管理刚建成的校园网和网站。当时所有行政办公都在一个三层的小楼，我的办公室刚好和执行院长对门，有机会目睹了每天很多人拿着文件出入领导的办公室，遇到领导不在或人多时，走廊里就热闹了起来，严重影响我办公。当时脑海里就冒出一个念头：为什么不利用现有的网络搞一个网络办公系统呢？发挥自己专业特长的时候到了。

受老板“花小钱办大事，不花钱也要办事”的理论影响，一开始主要关注开源和破解的系统，一下子下载了十几个OA系统，经过一一搭建平台进行测试发现开源系统大都是国外开发的，不但中文的少而且不符合国内行情，只得放弃，最后决定向领导推荐一个功能比较适用的采用asp开发的破解系统。没想到院领导看了我给他演示后，喜出望外大为惊叹：“真是好东西啊！赶紧给大家培训一下投入使用！但是就在接下来的培训中这个破解版的系统差点让我下不了台，系统核心功能公文流转在演示时频频报错，怎么也弄不好，第一次培训出师不利。这件事让我明白了一个理“免费的午餐不好吃”。领导对OA系统的重视程度和破解系统的不给力让我压力很大，也迫使我的目光转向了正版系统。

通过IT168网站和搜索引擎，我又访问了十几个做正版OA系统的网站，经过几天测试好容易发现了几款不错的，可是对方动则数十万乃至几十万的报价直接给我泼了一盆子冷水，做不到不花钱办事咱做个花小钱办大事也不错啊，难道这么难？不过当不经意打开通达的网站时，才真正领会了什么叫柳暗花明，价格是不错，功能怎么样那？通过方便的在线测试后，通达OA的功能和方便的操作界面立刻让我明白了那句“不怕不识货，就怕货比货”的深刻含义。我就象发现了新大陆一样，立马就打了购买报告，充分考虑到以后的升级和扩容，选择购买了通达OA的完美服务版和短信猫加上打印服务器才一万多一点，换来的却是终身免费升级和提供服务的全功能版，而且透明的价格和直销模式也让老板很是放心。

选择通达 OA 的原因

我单位选者通达OA的原因，我总结了一下几条：

1.平民价格好用而不贵让小单位也用得起。

2.功能不但多而且实用。

3.安装配置超级简单，不需要特别培训，一般管理员都能胜任。

4.工作流功能不但强大还很灵活、直观，学习使用起来很容易。

5.有完整的二次开发文档并开放部分源码便于单位进行二次开发。

6.有oa知识库、通达知道、oa社区、qq群等多种渠道帮组用户交流和解决实际问题。

目前通达 OA 的使用情况：

我院从2005年开始使用通达oa系统到现在已经六年了，目前共有632名教职工在使用，新教师报到第一件事就是先开一个oa帐号，所有员工一上班就登录oa已经成为一个习惯。主要使用的模块有：电子邮件、内部短信、手机短信、公告通知、新闻、投票、日程安排、工作日志、通讯薄、个人文件柜、工作流、办公用品管理、固定资产、会议申请、车辆申请、公共文件柜、网络硬盘、图片浏览、oa知道、人事管理、招聘管理、薪酬管理、发文收文管理、档案管理、讨论区、文本聊天室等。

通达 OA 功能与实际应用举例：

信息发布

公告通知是我单位oa推广应用最早也是最广的一个功能模块，oa实施之前全院的通知都是采取张贴纸质通知的方式，效果不好还不方便。通达oa启用后，所有公告通知都由网络发布，并通过培训会议强调每天上班登录oa查看通知的重要性，一开始仅有院办和信息中心发布具有发布通知权限，后来随着培训的深入和oa给大家带来的便利，给每个部门的负责人开通了发布公告的权限，并规定了针对紧急通知可以发布手机短信通知的要求。这样一来，大家每天登陆oa后就可以及时查看到各部门发布的最新通知。

新闻模块也是一个很不错的功能，我单位所有oa用户都开通了新闻发布权限，新闻按照类别共分为：部门新闻、校内新闻、国内重要新闻、国际新闻、教育新闻等，随着大家参与的热情，员工通过oa办公不但可以了解校内新闻，还可以花费最少的时间浏览国内外最新时事。

工作流

我单位的工作流是在oa推广应用了近一年后开始进行的，应用之前先有人事处和信息中心人员对各部门的信息管理员集中进行了流程图设计工具visio的使用培训，然后规定每个部门按时上交visio制作的流程图，接着有信息中心挑出两个有代表性的流程转化为oa的流程，然后对流程设计的相关人员在机房进行操作培训，熟练后开始推广应用，再逐步推广到其它流程应用。为了使用好电子流程，信息中心下载了通达oa网站上的“工作流使用详解”、“通达OA工作流程案例及快速入门手册”、通达oa工作流应用大赛获奖作品“、“oa使用手册”等资料通过电子邮件发给每个用户，鼓励大家积极参与本部门工作流程的电子化设计和优化，根据使用效果每年评出最佳工作流程给部门和设计人一定的物质奖励。经过近几年的不断努力，现在单位大部门的流程都已经电子化了，流程化管理解决了过去那种由于部门权限划分不清，办事拖拉推诿的情况。现在通过工作流一方面减少了纸质文件的打印和跑腿，另一方面，通过工作流监控和统计可以很方便的知道参与流程的人员的办事效率。

至于例子本不想献丑，因为大部分都可以“在通达OA工作流程案例及快速入门手册”里找到，找不到的也很容易举一反三。现按照征文要求给出一个简单的用例：

校园网网站新闻发布流程

流程功能：规范学院新闻发布流程并审核新闻发布内容，形成固定流程；

流程流转说明：申请人按照表单要求填写新闻标题和内容并在附件中上传word文档的稿件和新闻图片，经部门领导、宣传处领导审核批示后转交宣传处新闻发布老师负责在校园网站上发布；

使用范围：学院所有部门；

表单截图：

流程图：

流程图说明：由新闻投稿人向本部门提出新闻发布申请，经本部门领导、宣传处领导、主管领导批示后转交宣传处网站管理员发布。

1、申请人填写信息并上传稿件后转交部门领导审核批示。

2、部门领导若认为稿件需要修改或暂不适宜发布选择相关审批意见后退还申请人。若稿件无需修改可以发布则转交宣传处负责人审核批示。

3、若稿件为校内一般新闻，由宣传处负责人选择意见后直接转交部门网站管理员处理，然后由部门管理员反馈申请人结果，流程结束。若稿件内容比较重要，影响比较大则由宣传处负责人转交主管院长批示，主管院长批示后直接转交宣传处网站管理员处理，然后由网站管理员反馈申请人结果，流程结束。

知识管理

公共文件柜我们是这样使用的，一开始仅限于每个部门创建了一个以部门名称命名的文件柜，主要放一些需要其他部门查阅或下载打印的文件模板和管理制度类。后来随着学院规模的不断扩大，院领导每天需要通过电子邮件接收的报表也越来越多，这就带来以下问题：报表种类繁多，电子邮件是按日期分类的而不是按部门或报表的种类分类的，领导不但阅读起来很是费力而且对重要的报表还要自己归类存档，这会浪费领导不少宝贵的时间，有意见是必然的。当然群众的智慧是无穷的，最后在没有购买报表组件的基础上，我们采取这样的措施解决了这个问题：按照每位院领导需要接受的报表总类分别建立公共文件柜，然后再按年建立二级目录，按日报、周报、月报建立三级目录并对文件柜和相关人员设立了上传和阅读的权限。事实证明这样做的效果还不错，尽管功能跟专业的报表组件没法比，但是灵活的解决了实际问题。

再说网络硬盘，一开始放一些比较大的软件供大家下载，后来Oa服务器连上了网络存储，硬盘空间一下子大了许多，又新建了多媒体课件、电子书、多媒体素材、视频讲座等共享目录并给普通员工开放了上传下载权限，网络硬盘变成了我们单位的教学资源共享平台，此举得到不少领导和教师的赞赏。

图片浏览这个功能也不错，一开始只为宣传处开放权限，后来随着数码相机的流行和工会摄影协会的成立，又给各个部门和摄影协会分别创建了图片目录并设置了相应的权限，这下子，很多员工可以及时从这里分享最新的新闻图片而不用像以前通过电子邮件这种方式了，也算是一种创新吧。

OA知道这个功能我们也是最近两年才利用起来，效果还不错，开始主要有OA管理员来解答员工提出的一些问题，比如一些工作流的使用问题，删除短信的问题，公告通知怎么删除等，后来慢慢的提问题的多了，回答问题的也多了，大大减轻了OA系统管理员的劳动量，绝对是OA系统管理员和提高OA使用效果的一个得力帮手。

内部讨论区

在我们单位，讨论区绝对是一个热门的板块，每天都有新帖和热贴，时不时还可以看到院领导的跟贴。通过内部讨论区的建立，帮助单位基层员工打通了直接和高层领导交流沟通的通道，一下子拉近了普通员工和高层领导的距离，以前很多问题大家可能只限于QQ群里发发牢骚，但根本解决不了实际问题，但是问题发到讨论区里就不一样了，很多反应问题的帖子一发出来，相关部门就会立即回应，确实又好又快的解决了不少问题。

报表组件

报表组件我们单位暂时还没有购买暂不发表意见，但可以肯定的这是一个很有用的模块。

其它功能模块

内部邮件：在使用时单位很多用户反映由于工作需要经常会给不在同一个部门不同角色的人发邮件，没回都要一个一个选好麻烦，刚开始一直没有找到好的解决办法，就到发件箱里找到以前发的邮件，点再次发送，然后改标题和内容来解决。后来有一次在控制面板里修改个人资料时，发现那个自定义组，想到了发邮件时也看到了那个自定义用户组，是不是一回事那，一试还真是，二话不说立即以新闻的形式发布了出去，接下来就是好评如潮啊。

产生的效益

通达OA的使用让单位真正实现了无纸化办公，效益显着。首先从老板来说，上这个系统花钱不多，但是直接看得到的效益是节约了大量的打印纸和墨粉的开销，隐形效益是系统上线后，通过大量工作流程的使用，学院很多工作已经标准化、流程化，一方面没有了过去一大早就有很多人拿着文件等领导批示的壮观场面，另一方面，工作流的使用使工作变得清晰透明，每一步都对应有负责人，有效减少了以前经常出现的几个部门互相扯皮推脱的想象，大大提高了工作效率。从管理层来说，通过OA系统可以方便的给所管部门分配任务，还可以随时查询员工的工作日志和监控工作流程，方便对下属员工工作的监督和考核。对于职员来说，OA丰富的功能模块就是自己工作的得力帮手，通过OA系统，即使有加班也无需留在办公室了，可以在家里甚至在路上都办了，不但工作效率提高了，还实现了快乐工作的愿望。