有效挖掘校园网工作效率的一把金钥匙——东莞第四高级中学

公司介绍

名称：东莞第四高级中学

成立时间：1995年9月

公司人数：教师203人，学生3200人

年销售额：无（事业单位）

东莞第四高级中学介绍：

东莞第四高级中学前身叫东莞群英学校，创办于1995年，2009年1月收归东莞市直属公办学校，现为全寄宿普通高中，学生3220人，校园占地203亩，60个教学班，在职教师208人，高级教师38人，一级教师76人，全部为本科以上学历。

自2005年我校建设校园网以来，领导一直非常重视信息化工作，信息化工作一直是摆在领导及我科组工作计划中的，学校历年来的投入也非常大。学校信息化方面的进步也是有目共睹的。但是，因为各种原因，学校信息化工作也存在信息化投入巨大，但产出效益却比较低。如部份信息平台系统闲置，网络、信息系统在学校管理，日常办公，教学教研方面的重要作用没有最大限度发挥出其应有的价值。

OA选型过程：

建设校园网之初，就建有信息发布平台、行政办公系统、资源库、视频点播系统、电子图书及图书管理系统、学科网站群等应用平台，但使用过程中发现这些系统存在着不能统一登录，各个之间独立，数据不能整合及不能实现开机自动、直接登录的问题，这就造成了这些系统使用率偏低，甚至完全不教师所接受的情况。

当然这夽系统还存在着公司的内部矛盾，造成我们这些终端用户的利益受损，例如：产品功能不全，有不完善地方，更新不及时，后续服务跟不上等问题。

多年来我校的信息化存在以下弊端问题，需要下决心调整、解决以下几个问题。

1.共享问题，主要是安全性不高，信息冗余（资料重复），分类管理、权限划分比较困难，搜索查找不易等，

2.多年来，学校积累了大量的资料，有上级文件，本校规章制度，各学科的计划总结，各科组、各老师的教案、试卷、成绩统计、论文等。有学校的多媒体资料，如图片、视频摄像等等，不一一而论。这些资源存在着无管理、无分类、无划定权限、无备份等问题。

3.学校信息化应用还很初级，停留在初级价段，平日里老师们上班时间有上网炒股的，有听音乐的，有看连续剧的，有QQ聊天的，有玩游戏的，有看小说的等，但真在在工作的有多少，是很少的。可能70%时间被无谓的浪费了，主要是缺少一个协作、合作化平台将分散的各个点及功能联系起来，形成一个共享、协作团队。本来是这样的，有了校园网及相应的平台，信息化基础做的好的话，学校绝大部分工作都可以在网络上完成，基本上不需要打电话的。领导查询统计，发公文，发新闻短信，通知开会、提意见，打分，调查，评文明班，评选先进，人事考核，公布电话号码，课程表，统计课时，维修报修，档案管理，资产管理，学生出勤，教师出勤及统计，上交计划，总结，出车安排，报销车费，计算工资，公开课安排，讨论交流等等都可在网上进行。实现网络无纸化办公。

基于以上的原因，校园网这个信息时代的有效工具在我校现阶段还没有发挥出最大的价值，这不是一个建设一个什么样校园网？而是怎么应用的问题！总结起来就是现有校园网缺乏一个整合沟通，能将学校方方面面的工作整合到一起，实现协同办公，规范处理，权限划分合理、使用方便、安全可靠的一个系统平台。

2010年4月，一个偶然的机会了解了OA以及通达OA之后，对通达强大实力、依托于兵器工业的强大后盾敬佩，特别是对通达OA技术基于PHP、Mysql等开源技术，自己非常仰慕。随着自己下载安装、测试，以及后来与颜安先生交流，知道更多关于软件的设计理念与使用方法，比较满意，感到这正是长久以来，校园网所需要的一个软件。

目前通达OA的使用情况：

2010年10月，我们正式采购了通达OA协同办公平台系统，并进行了全方面的应用，回顾一年来应用OA信息化工作，总结了几条具体做法:领导支持，政策配合；总体规划，分层推进；全面整合，重点突出；由小做起，先易后“难”，持续培训。

首先信息技术教师深入学习OA的帮助文档，进行试用，摸索出OA软件应用方法、技巧与功能，2010年10月底，在全体教师会议上介绍了OA基本使用方法，鼓励他们踊跃试用。同时我们利用OA新闻系统发布了一系列OA的视频教学实施网络培训。2010年12月，我紧紧抓住学校将进行教学水平评估的契机，将OA办公做为我校信息化的一个亮点，大力宣传、动员，让OA信息化办公的理念影响到学校每一个人。根据我们学校实际情况，结合OA的功能，全校教师、行政办公总计有230人通过OA系统进行无纸化办公，使用中，我们逐步使用了短信、内部邮件、通知、新闻、讨论区、固定资产管理、图书管理、通信簿、公共文件柜、图片管理、网络硬盘模块等。

考虑到老师们不仅在学校上班时可以OA办公，在家中也可以，或者出差在外，也可以随时了解到学校的方方面面。在不增加成本费用的情况下，现在我们暂时是通过动态域名（http://oa.4dq.com）方式来实现这样的效果。不过，这种方式也存在访问速度不是很理想，可能不支持大流量的访问。如果以后，随着应用需求增加，可能再考虑光纤接入或托管的方式。

通达OA功能与实际应用举例：

软件方面是当前信息化的关键，选择一个合适的信息化内容，直接关系到学校的信息化能否成功的关键，学校的信息化内容很多，比如：学校行政办公管理，教学资源管理，资产管理，学生学籍及成绩管理等。信息化推进不可能一口吃成一个胖子，当时考虑到正在进行的教学水平评估准备，我将知识管理－网络硬盘－学科资源库建设与应用做为阶段重点突破口。另附加大容量硬盘，设置好合理权限，各科组可以很方便批量上传下载分享资源。

10年`12月，教学水平评估通过之后，我又陆续在知识管理网络硬盘中，对学校图片资源管理、学校电子图书管理、学校文件管理（包括规章制度，上级文件，资料文档等）、每周工作安排、年级组资料（按年份划分）进行了资源分类与整理，并建立了一定分管组织，划分管理范围与职责。我们利用OA系统管理中的自定义菜单功能，将教师常用的一些功能整合到一自定义的“常用资源”模块中，方便了老师找到最常用的功能。如：网上报修、电子图书、教育局文件、本周工作安排、成绩统计、学科资源库、网上阅卷等

网上报修是利用了讨论区的功能模块实现，方便了各老师、部门及班主任对计算机、网络故障报修、对维修情况进行反馈，同时也便于领导了解维修情况。

通达OA的灵活性很强，它能把校园网中原有的应用整合到一起，之前，我们的校园网也有着各式各样的应用系统。但各个系统间是独立的，不能单一登录，特别是没有象通达OA精灵这样的客户端程序，实现开机自动登录OA，很方便将各部门人员统一到OA中来。

管理员也可自定义菜单导航，整合基于B/S或C/S结构的应用系统。我将校园网中常用的成绩统计系统（C/S结构）、等级考试系统、学校外网网站、以及分散于OA系统中各处的常用功能部分（网上报修、科组资源库、上级文件、每周工作安排）整合到自定义常用资源导航中，放到显眼位置，方便使用。这样，只要老师们一开机，OA精灵自动登录，访问常用资源就可以实现大部分办公功能，从而形成以 OA为核心的应用平台。实施了统一门户登录应用

信息发布

公告通知主要用来实现校务公开，应属于内部的通知与消息，并不适合对外宣传。

新闻适合对外宣传，我们按部门建立了不同的分类，并且利用新闻可以发布flash文件的功能，我们制作了OA的视频培训内容，并利用新闻来进行发布，方便老师们学习OA 的使用。

工作流

工作流在学校里还没有展开应用，我了解一下工作流，感觉工作流在学校中的应用价值不太大。因此并没有去培训及推广。在我的思考中，工作流应该属于高级的应用，在信息化应用水平比较高的单位中，它价值才能充分的挖掘出来。

知识管理

知识管理中的公共文件柜是我们学校的OA的主要应用之一，在这里主要是按部门、年份来管理、存放学校、上级教育局的通知、规章制度、学习材料、工作安排、总结与计划等资料。公共文件柜的一个好处就是可以对权限进行灵活的划分，分配。试卷、课件及其他的资源因文件较大，放在网络硬盘中进行管理。

内部讨论区

讨论区里我们主要有一个网上报修系统，及一些专题讨论，如：OA应用，网络阅卷系统等。在这些讨论区中，会上传一些文档资料，老师在这里还可以提供出的自己的问题，有专人进行答复。当然讨论区中的学校杂谈里老师们也可以反馈一些对学校的建议与意见。在这里，大家可以畅所欲言。

报表组件

我们还没有购买通达OA报表组件，我对这个组件有初步的了解，感觉挺实用，大家可以在报表组件共同填写一些数据，并可设置权限，这在校园网中的应用很多。要比其它组件，如CRM、办公用品管理，车辆申请实用一些。

其它功能模块

校园十大新闻投票：2010年底，学校要评选校园十大事件，我利用投票实现要求，即在15投票项中选十项投票，只有一次投票机会，最后统计出符合前十大事件准确性高的投票人，并给适当的奖励。

固定资产管理：在主要是对信息科级管理范围内计算机及其相关设备进行资产的登记与管理。

图书查询：对学校图书进行管理，这也是初步的尝试，能不能实现对我校20万册图书进行管理，我自己心里也没有底，毕竟OA系统不是专业的图书管理系统，况且，我学校的图书编号也不是很规范，果然，在图书的导入过程中出现问题，总是提示图书编码重复，经拿过检查没有发现有重复的问题。看来，OA里要管理大量的图书数据并不是一件简单的事情，自己需要做许多准备工作。

通信簿：是想把全校教职工的联系方式进行电子化管理，不同之处在于，自定义的一个字段，逗号。方便老师查询，在就目前来看，老师的资料还很不完善。

产生的效益

通达OA给我们学校带来最大好处就是实现了无纸化办公，节约了办公费用，加强了部门与部门，科组与学校，教师之间沟通与联系，提高了办公的效率。规范了办公的流程，强化了管理制度、提升了学校的管理水平。同时通过实施OA无纸化办公，将单位里大量的文档与资料进行分类，分权限进行管理，保障了数据的安全。应该说OA是有效挖掘校园网工作效率的一把钥匙。OA让整个学校管理与动作上了一新台阶，简化学校与教师之间的沟通渠道，让教师个人工作效率得到大幅的提升，让学校网管对校园的信息化工作有更全面、清晰的工作思路。