通达OA系统软件助力打造物流行业信息化——某大型集装箱物流股份有限公司

信息化时代的快速发展使现代人的生活方式发生了翻天覆地的变化，服装、日用化妆品、手机、甚至家电、汽车都纷纷加入网购浪潮，网购已经成为信息化时代最热门词汇。网购行业相应衍生了大量上下游产业链，进出口贸易、物流行业也随之风生水起，全国物流行业全面进入快速发展时期。面对需求大幅激增，如何快速提升企业运营效率，提升市场竞争力，成为物流行业面临的一大课题。其中，高效应用协同OA办公软件打造企业现代化管理流程成为一些高瞻远瞩物流企业的制胜武器。某大型集装箱物流股份有限公司应用通达OA软件系统进行协同办公，有效提升了集团内部工作效率，打造了信息化现代物流运营模式。为物流行业公司应用信息化起到示范作用。

实施通达OA系统主要解决的问题：

1、规范公司内部的发文格式；

2、通过收文工作流，监控文件执行过程；

3、利用工作流提高公司合同流程审批效率，对合同流转进行监控；

4、加强整个公司固定资产的实物管理。

一、应用通达OA软件规范公司内部的发文格式

作为一家上市公司，文档的美观和规范化可以说是公司的第二门脸，应用通达OA系统后，公司所有发文的审批和下发都是通过OA软件进行。如何利用OA系统自动格式化文档：首先在通达OA中定义一个模板库，每一个发文类型对应一个模板，模板就是将已有格式的文档保留红头和尾部，去除正文内容后另存为.dot文件（.dot文件就是word识别的格式模板文件）。模板库通过网络硬盘进行远程维护和修改，员工在发文的时候首先选择发文类型，然后上传本地文件（没有格式的文件），当文件上传后通达OA的文档插件会自动套用发文类型对应的模板，而无需人工操作。

二、利用通达OA工作流提高公司合同流程审批效率，对合同流转进行监控

物流公司组织架构比较复杂，对于大额合同审批过程往往比较复杂，涉及到的人员比较多，实施OA前大额合同审批往往经过很长时间。通达OA系统如何解决这个问题呢，OA系统是个网络智能办公系统，不限地域和时间，而且代办工作可以通过手机短信进行提醒，通达OA工作流程在设置每一步时都可以设置办理时限，一旦审批流程停在某一步的时间超过了该步办理时限，系统会发送催办手机短信给经办人和流程负责人，提示经办人抓紧时间办理，同时也提醒负责人流程办理存在异常。

合同归档状态的监控，实施OA前合同办理人员往往由于粗心经常忘记将审批好的合同返回给归档部门进行归档，时间一长由于办理人员调职和离职会造成合同丢失。经过通达OA工作流实施，在合同审批的最后一步已合同归档结束，只要合同审批流转不到归档部门，整个合同审批流程就不能结束。

三、应用通达OA软件加强整个公司固定资产的实物管理

物流公司规模比较大固定资产种类繁多、账目复杂。虽然通过实施的财务系统可以有效掌握固定资产价值账务、但无法掌握固定资产的实物账，通过OA实施加强固定资产的实物管理，主要包括：固定资产在什么地方、有谁管理、设备的状态（正常运行、维护、维修等）。

固定资产管理首先在大类上分为两类：一类是非生产用的低值易耗的办公用品，主要包括电脑耗材、桌子、椅子等。这类固定资产管理比较简单，通过改进现有的办公用品管理模块来实现。二类是生产用高价值固定资产如列车、吊车、运输类的大型设备等，对于这类固定资产的管理，首先利用通达OA的工作流实现这类固定资产从申请、采购、入库、出库、维修、维护、报废整个生命周期阶段的审批流程，完后通过二次开发的模块实现实物账的管理，用户登录OA后根据自己的权限，可以轻松查到自己管辖范围内的固定资产的实物状态。

某大型集装箱物流股份有限公司通过应用通达OA协同平台，实现了办公流程规范化管理，极大地减轻了管理负担，提高了工作效率及质量，打造了信息化现代物流管理运营模式。成功的OA信息化应用为物流行业打造现代化企业起到良好的示范作用，为物流行业的管理提升起到积极的推动作用，引领物流行业信息化新一轮大发展。