一、通达协同OA的优势

在采购通达协同OA软件之前，我院用IBM公司的Domino/Lotus协作软件作为无纸化办公系统。该系统在部署、管理和维护方面很复杂，对终端设备的性能要求也很高，关键是IBM公司没有了后续技术服务。所以当初我们急需采购一套OA系统用于替换Domino/Lotus。当时，我们考察了致远、泛微和通达协同OA，感觉前两款软件在管理、维护和使用上的便利程度与通达协同OA有一定的差距，价格也比较高。所以最终通过招标，通达协同OA胜出。迄今为止，我院使用通达协同OA达9年之久，系统从未出过系统性故障，复杂的故障问题我们可以快速获得官方技术人员的线上支持。正是由于通达协同OA在管理维护上的便利性，很多小问题其实是由我们自行处理的，基本不需要太专业的软件知识就能解决。

二、通达协同OA的应用情况

目前我们主要使用的功能就是流程审批，文件管理及通知功能，这些功能基本就是全员使用。流程审批解决了传统质纸审批效率不高，领导经常出差无法审批工作停滞，通过电话或者微信等方式汇报又难得统计和查询。同时增加了领导手写签批功能，打印归档更加贴近现实情况。用户基础信息也可以通过通达协同OA软件来进行管理，并且已经集成到了数据中心的统一身份认证平台中。见图1、图2、图3所示。

图1 流程应用情况

图2 公共文件应用情况

图3 通知应用情况

三、流程中心

目前我院使用的流程审批包括教务类、公文类、行政管理类、人资管理类、资产管理类以及采购管理类等，通过不同的分类可以帮助用户快速找到需要申请的事项，输入申请内容后转交下一步即可去办理其他事项，也不用盯着这个工作，需要了解进度就查询一下，大大提高了办公效率。同时历史记录的查询也是非常方便，按照自定义时间个性化统计也节省了办公人员的时间，提高的准确性。截止目前，我院已完成流程审批3万余项。见图4、图5所示。

图4 工作流程清单列表

图5 流程运行情况汇总

四、知识管理

我院对这个模块的应用不多，主要就是日常的一些电子表格共享，对于一般人来说方便查找，也减少了某些特定岗位人员处理琐碎事情的时间。另外也可以作为归档使用，结束的流程也可以转存到自定义目录里面作为备查，或者共享给特定的人来查阅。

五、人力资源

虽然比起来专业的人力资源软件功能还有所欠缺，但是里面的某些小功能应用还是可以满足我所的需要。比如人事档案的查询，基本常用的信息都可以体现，方便有权限的人员调阅和统计；工资条的发放也大大减少财务人员的体力劳动，自定义财务项也可根据财务制度及时更新；一些常规的技能考试也可以在系统内完成。见图6所示。

图6 人员基本档案信息

六、带来的管理效益

透过对通达协同OA管理软件的引入，我院在湖南省高职院校中率先实现无纸化办公，曾有多所兄弟院校到我院来交流、考察无纸化办公系统应用经验。也正是因为有了通达协同OA，我们的大部分工作得以数字化、定量化，通过数据的量化可以分析出以前工作中存在的问题，这些问题以往是很难察觉或者觉得习以为常。通过逐步改进发现效果提升的很明显，而且大家应用软件都养成了工作习惯。通达协同OA软件除了功能丰富、使用简单、界面人性化之外，还有一个强大的研发技术保障团队，未来随着软件的不断更新，我相信通达协同OA在我们日常工作中会起到更加重要的作用，成为必不可少的工作帮手。今年，我们准备对协同OA系统再次深入升级和二次开发，将其作为我院新移动校园平台的一部分。