站在科技前沿的科研院所，不断探寻着人类进步的奥秘，一直以创新作为安身立命之本。科研院所作为智力、知识密集型机构，承载着大量数据、信息资产，且数字化程度高，业务系统多样，因此对办公系统的稳定性与灵活性十分看重，并对数字化管理提出了更高要求。那么，该如何运用信息技术与手段解决科研项目管理中的痛点与难点，继而加速推动构建"全要素、全流程、全链条"的科技成果转化服务体系？目前，通达基于低代码+流程，为科研院所用户提供全栈式数字化办公、数字化科研项目管理的一体化解决方案。

用户背景

  吉林大学重庆研究院是吉林大学省级外设研究院，于2023年4月9日正式入驻重庆两江协同创新区。研究院在重庆市政府、重庆两江新区大力支持下，依托吉林大学科技、人才资源，以产业化发展为目标，围绕智能制造、先进材料、汽车工程、大数据、生物科技、航空航天六大智慧领域，打造四大创新平台，建设产学研发展中心。

  吉林大学重庆研究院还与重庆明月湖协同创新研究院有限公司联合打造高端材料检测表征机科研设备共享中心-明月湖材料检测共享中心。共享中心整合了协同创新区各入驻高校院所科研设备资源，以科研服务为宗旨、资源共享为主线、技术共享为核心、技术能力提升为重点，为企业、科研机构和团队提供材料检测表征与设备共享服务。

信息化动因与用户需求
  一般而言，科研单位旗下项目大多以项目课题为主，特点是金额大，每年动辄投入几个亿的研发费用，项目相关文件庞杂，涉及项目信息、人员、实验资源、物资采购、文档、成本等多方面的管理内容。 新时期，为了深挖科研潜能与发展动力，用户单位管理层逐渐意识到利用信息化手段对机构资源进行统一管理和有效利用的重要性，而以移动化、智能化为手段的协同OA办公软件，无疑将成为管理的重要突破口。尤其当下正值"数字中国"时代，吉林大学重庆研究院亟须拥抱数字技术，进而服务"数字经济"、"智慧城市"、"数字工程"，推动新质生产力快速落地，有效提高科研成果孵化效率。

用户单位具体需求
  出于优化提升管理效率与内部科研项目运转机制的需要，吉林大学重庆研究院选择与通达合作，双方携手共同打造基于科研院所行业的协同OA网络智能办公平台，通过流程化、无纸化、移动化、平台化的项目管理模式，提升科研工作管理水平、服务效能。比如： 希望借助通达OA强大的工作流引擎打造课题项目过程体系，实现项目从启动规划、执行、收尾结题、评估的全过程管理； 早前用户单位启动科研项目预算多数是以填写纸质预算单进行管理，传统方式统计及协同效率有待进一步优化提升； 项目预算管理是用户单位落实信息化建设的首要需求，通达将通过搭建审批工作流程和应用自建平台，以一体化的管理平台为窗口，将预算业务，以及与之相关的采购业务、财务业务，以流程化、模块化的方式直观展现。 鉴于以上需求，通达将依据科研院所用户实际管理架构及业务特点，助力组织实现项目全流程管理、项目全方位维护，创新管理模式等。

项目建设内容
 在对吉林大学重庆研究院OA系统应用需求进行充分调研和分析后，通达本地项目服务团队结合用户单位人员组织架构的构成情况，通过对办公自动化系统表单设计、流程设计、小规模试运行、修改完善、正式上线运行、细未调整等一系列系统建设与实施工作,目前已协助用户在全机构范围内实施搭建了符合科研院所业务需求的网络智能办公系统。现用户日均在线200余人，常用OA功能模块包括公告通知、文件柜、工作流、预算管理系统等。依托电子化的高效流程，用户单位已真正将内控管理系统的优化措施全面落地。

协同OA平台应用成果
  项目成功落地并验收后，基于协同OA平台功能模块的应用实践，用户单位将办公自动化和科研项目流程有效集成，进一步规范优化管理机制，减少重复劳动和人工干预，提升了部门间协作效率，从而合理降低管理成本和风险；自此院所应用新一代办公自动化系统，既实现了对机构宏观面的把握和实时了解，又有层层追溯的深入功能；同时依托OA平台所提供的完备的零距离垂直化管理模式，有效将高层管理层的管理精力节约至战略性发展问题上，继而为整个高校的发展保驾护航。 近期，通达本地项目服务团队接到用户反馈，称通达OA协同管理平台的运行效果完全符合研究院最初对于信息化建设的一系列工作构想，且完美达到科研机构对OA系统满足自身个性化应用需求的成果预期。

1.登录门户：根据客户的实际需求设计个性化登录界面。



2.公共文件柜：实现单位内部文件精细化管理，便于工作人员随时查阅所需文档。



3.流程审批：基于流程引擎定义适合各种应用场景的流程审批，并可高效快速进行内部签批。




4.预算管理：

  从年度、季度和部门预算三个维度严控项目资金预算。年度预算汇总表：每个部门分别填年度预算，自动汇总统计；年度经费使用情况统计表：对研究院的年度经费进行统计，便于管理层进行宏观分析决策；部门季度预算表：与部门年度预算表相互关联，严控部门预算；季度追加预算表：遇特殊、突发事件需追加预算时可灵活处理、方便快捷。



项目价值

  吉林大学重庆研究院协同OA项目是通达OA在我国高校科研领域的又一经典案例。从项目最初建设至今不断地完善系统功能，借助通达OA网络智能办公系统这一信息化手段重塑机构运营管理过程，藉此实现从资源到项目的信息化与数字化，辅助落实科研项目工作管理水平的稳步提升，实现了项目建设初衷。

  通过协同OA在科研院所整体获得落地与深度应用，研究院能够利用信息化工具保障管理水平的提升，助力驱动组织管理改革；利用高质量实时数据分析经营现状、预测趋势，预算管理为经营决策提供有力支持；推动资源数据共享，降低成本和管理风险，实现系统集成和信息协同效应；助力研究院建立相对专业供应链管理体系，关注核心领域，拓展研发优势。

  本项目由通达OA重庆本地技术团队负责实施与定制开发服务。未来，通达协同还将继续发挥与吉林大学重庆研究院等科研机构的成功合作经验，积极推进该领域的数字化办公应用深度，求真务实为科技创新与成果转化提供软件系统支撑，潜心赋能科研院所单位管理更科学、办公更高效！